...czyli o połączeniu metodologii lean i six sigma. Debata o tym, jak i czy łączyć je w firmie, wraca od czasu do czasu podczas konferencji, ale też wśród osób wkraczających na ścieżkę ciągłego doskonalenia. Alicja Mikuczewska i Joanna Gościniak przyjrzały się bliżej tematowi. Oto wnioski celem działania każdego przedsiębiorstwa jest wypracowanie możliwie najwyższych zysków, przy jednoczesnym minimalizowaniu ponoszonych kosztów. Aby to osiągnąć, firmy przez lata próbowały rozmaitych metod takich jak redukcja zatrudnienia, wyszukiwanie najtańszych źródeł dostawy surowców, czy też poszukiwanie nowych rynków zbytu. Na przestrzeni lat, okazało się jednak, że fundamentem dobrze działającego przedsiębiorstwa są optymalne i dobrze ułożone procesy. Takie procesy łatwiej jest nadzorować. Co więcej, obserwując je, można zauważyć miejsca, które generują straty i te które należy udoskonalić. To właśnie w celu minimalizacji błędów i strat generowanych w procesach, a także zapewnieniu powtarzalności, wypracowane zostały dwie wiodące metodologie tj. lean oraz six sigma. Każda z nich jest inna, ale jednocześnie każda może przynieść satysfakcjonującą poprawę procesu. Zatem, czy możliwe jest stworzenie hybrydy, w której z obu metodologii można wybrać to, co najlepsze?Przeciwieństwa się przyciągają?Pomimo tego, że zarówno lean, jak i six sigma mają na celu optymalizację procesów, poprzez minimalizację strat w procesach i zapewnienie ich powtarzalności, to jednak oba podejścia nieco różnią się od siebie. Różnice pojawiają się już na etapie wyboru odpowiedniej metody. Jeżeli przedsiębiorstwo nie wie, na czym polega problem w procesie oraz gdzie faktycznie generowana jest strata, to w takiej sytuacji używa metodologii lean. Metodologia ta bazuje na obserwacji procesu i dopiero na tej podstawie wskazuje straty i marnotrawstwa. Z kolei, jeżeli firma zdefiniowała problem w procesie, ale nie wie, z czego wynika i jak go rozwiązać, to w takiej sytuacji stosuje metodologię six sigma. Dzięki niej może dojść do setna problemu, a także doprowadzić do oczekiwanego, sprecyzowanego na początku projektu, rezultatu. Oczywiście, nie jest to jedyna różnica pomiędzy obiema metodologiami. Istotne różnice zostały zebrane w poniższej tabeli:TABELA lean six sigma Celem optymalizacji procesu tą metodą jest eliminacja marnotrawstwa. Celem optymalizacji procesu tą metodą jest zapewnienie powtarzalności procesu. Może być stosowana do optymalizacji procesów, w których problem nie jest znany. Nie jest oczekiwany również konkretny, mierzalny rezultat. Może być stosowana do optymalizacji procesów, w których problem i oczekiwany, mierzalny rezultat jest znany. Dodatkowo, nadaje się do procesów, w których możliwe są pomiary. Optymalizacja z wykorzystaniem tej metodologii jest procesem ciągłym, bez daty końcowej. Prace realizowane są w formie projektowej z wyznaczoną datą końca projektu lub czasu realizacji projektu. Prace rozpoczynają się od obserwacji procesu. Kolejne działania i narzędzia dobierane są dopiero na podstawie tego, co zostało zaobserwowane w procesie. Prace realizowane są w cyklu DMAIC, zgodnie z ustalonym schematem działania. Wykorzystuje proste narzędzia, które po wyjaśnieniu ich działania i zastosowania Pracownikom, mogą być stosowane przez każdego. Wykorzystuje narzędzia statystyczne, które wymagają zrozumienia, nie tylko w zakresie zastosowania, ale również interpretacji otrzymanych wyników. Często proponowane są rozwiązania problemów, eliminacji marnotrawstw, oparte na bez kosztowych, bądź niskobudżetowych rozwiązaniach. Ze względu na to, że procesy i oczekiwania są mierzalne, co pozwala na oszacowanie zwrotu z inwestycji, mogą być proponowane rozwiązania wymagające większych nakładów finansowych. Działanie z wykorzystaniem metodologii lean opiera się na doświadczeniu. W ramach metodologii możliwa jest ścieżka certyfikacji, która pozwala odróżnić osoby bardziej doświadczone, od tych które dopiero rozpoczynają swoją karierę w zakresie six sigma. Lean i six sigma to nie tylko różnice, ale również podobieństwa. Najważniejszym, wspólnym dla obu metod, elementem determinującym sukces prowadzonych działań jest praca zespołowa. W ramach organizacji powinien być wybrany zespół, którego członkami powinny być nie tylko osoby znające założenia metod, ale również pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za optymalizowane obszary. Takie działanie, niezależnie od wybranej metody, przybliży Pracowników, do osiągnięcia oczekiwanego wspólną cechą obu metod są wykorzystywane narzędzia. Zarówno lean, jak i six sigma, na pewnym etapie działań korzystają z metod rozwiązywania problemów, takich jak 5 why, czy też narzędzi wspierających analizę procesu tj. mapy procesu. Narzędzia te są równie efektywne, niezależnie od wybranej metody. Ważne jest jedynie ich prawidłowe zrozumienie i wykorzystywanie przez Uczestników działań analiza problemu połączenia obu metod pokazuje przede wszystkim odmienność pomiędzy podejściem do optymalizacji procesów z wykorzystaniem lean oraz six sigma. Liczba podobieństw jest niewielka. Jednak, pojawia się pytanie, czy faktycznie tak jest, że i w tym przypadku „przeciwieństwa się przyciągają” i istnieje złoty środek, który pozwoli na połączenie obu metod? Czy też w praktyce istnieją problemy, do których chętniej wykorzystywana jest jedna z dwóch metodologii. A dodatkowo, czy zwolennicy jednej metody będą chcieli korzystać z innej, a przede wszystkim czy wdrożenie metody hybrydowej w organizacji nie będzie związane z ogromnym trudem i czasochłonnym procesem?W praktyce…Metody ujawniania zjawisk nieefektywnych oraz marnotrawstwa w organizacjach są bardzo trudne do wdrożenia. Zarówno six sigma oraz lean wymagają zaangażowania zespołów, ale także umocowania wdrożenia i zmian najlepiej poprzez Zarząd organizacji. Każda zmiana powoduje napięcia oraz stres u załogi, dlatego bardzo ważnym elementem jest komunikacja celu wprowadzania jakiekolwiek zmiany wraz z określeniem podstawie doświadczeń menadżerów i ich pracy w różnych organizacjach, firmy celem usprawnienia procesów wybierają częściej metodologię lean. Powodów takiej decyzji jest kilka. Przede wszystkim założenia metodologii lean często znane są Kadrze Zarządzającej, dzięki pozyskanemu wcześniej doświadczeniu zawodowemu. Dodatkowo, filozofia oraz narzędzia stosowane w ramach lean są przystępne, a po przeprowadzeniu odpowiednich szkoleń, mogą być z łatwością stosowane przez pracowników i w przeciwieństwie do six sigma, nie wymagają wiedzy z zakresu statystyki. Kadra menedżerska, która ma za zadanie wykazanie oszczędności lub - ujmując to inaczej - wypracowanie wzrostu zysków, oczekuje od zespołów szybkiej i nieskomplikowanej analizy procesu, aby móc równie sprawnie podjąć odpowiednie decyzje zarządcze oraz zaraportować efekty pracy do Zarządu. Jak zatem Kadra Zarządzająca oraz menadżerowie wskazują metody, z których należy korzystać w ramach organizacji?Ciekawymi zastosowaniami obu metodologii w organizacjach jest optymalizacja pracy biurowej, w tym również administracyjnej. Pomimo tego, że zarówno lean, jak i six sigma są przede wszystkim kojarzone z procesami produkcyjnymi, to dzięki kreatywności pracowników, w innych procesach sprawdzają się równie dobrze. Nowoczesne biura w dużych, polskich miastach charakteryzują się wysokim poziomem wizualizacji przestrzeni oraz organizowaniem miejsca pracy. W biurach kuchnie wyposażone są w wyznaczone miejsca dla sprzętów AGD. Stanowiska pracy posiadają wizualizację miejsca pracy „przed” i „po” jej zakończeniu. Istnieją określone zasady, dotyczące przebywania pracowników, a także ich ilości w konkretnych przestrzeniach, zmierzone na podstawie ilością metodologii lean, nad six sigma jest fakt, że jej założenia są bardzo intuicyjne. Dzięki temu, jej zasady można stosować również nieświadomie, nie nazywając ich stosowanym dla metody słownictwem. W książce „Siła Nawyku” przedstawiona została sytuacja, w której personel medyczny ( pielęgniarki i pielęgniarze) wprowadził swój system oceny lekarzy oraz system procedur, który pozwolił na uniknięcie błędów podczas operacji. Powodem cichego układu, tylko pomiędzy personelem medycznym, była duża liczbą błędów popełniana przez lekarzy z powodu źle przeczytanej dokumentacji medycznej, czy też błędnej analizy położenia np. guza do usunięcia. Personel, aby ratować zdrowie i życie pacjentów wdrożył tylko im znane procedury oraz nazewnictwo, które w dalszej perspektywie zainicjowały bardzo ważną zmianę w szpitalu. Opracowany system stał się rutynową procedurą stosowaną podczas każdej operacji, czy zabiegu. Doprowadził do uzyskania przez szpital nagrody dotyczącej posiadania przejrzystej struktury procedur około zabiegowych. Dodatkowo, szpital stał się miejscem z najmniejszą odnotowaną ilością wypadków podczas operacji w Stanach Zjednoczonych. Przykład ten doskonale obrazuje idee lean, która rozpoczyna się od rozpoznania błędów w procesie, a przede wszystkim chęci ich wyeliminowania, a tym samym usprawnienia procesu. Na przytoczonym przykładzie można zauważyć, że bez zaangażowania pracowników nie jest możliwe przeprowadzenie procesu zmiany, zakończonego sukcesem. Pojawia się jednak pytanie, czy w opisanym przykładzie można było wykorzystać metodologię six sigma? Okazuje się, że mogłaby zostać wdrożona, jako system oceny, mierzenia efektywności, ale nie mogłaby zostać zastosowana jako metodologia, która rozwiązałaby tego, że metodologia lean jest bardziej przystępna, to istnieją projekty, do których six sigma jest niemal dedykowaną metodą. Dobrym przykładem może być rozwiązanie problemu produkowania zbyt dużej liczby wadliwych wyrobów gotowych w firmie produkcyjnej. Proces produkcyjny powinien być mierzony, więc nie powinno być problemu z zebraniem danych do analizy. Dodatkowo, problem jest zdefiniowany, a jego rozwiązanie nie jest znane, co również jest charakterystyczne dla projektów six sigm’owych. Łatwo można również policzyć liczbę błędów (wadliwych części) w porównaniu do wszystkich wyprodukowanych części. Na tej podstawie można również wskazać, jaka jest oczekiwana liczba wadliwych produktów po poprawie procesu. W takim przypadku, warto dokonać analizy danych z procesu i na tej podstawie, znaleźć błędy, a także zaproponować rozwiązania. Dla takiego przykładu, zastosowanie metodologii six sigma jest niemal powyższych przykładach wskazano problemy w procesach, do których warto wykorzystać lean oraz takie, w których warto użyć six sigmy. Jednak, czy istnieją procesy, w których można zastosować obie metodologie? Okazuje się, że tak. Przykładem zastosowania obu metod jest mierzenie procesu reklamacji w firmie produkcyjnej, celem zidentyfikowania marnotrawstw i wprowadzenia działań naprawczych. W tym przypadku, aby zmierzyć czas obsługi pojedynczego zgłoszenia reklamacyjnego, zastosowano metodologię zarówno lean, jak six sigma. Dla analizy konkretnego problemu skorzystano z analizy SIPOC, CTQ, FMEA, diagramu Ishikawy, a przede wszystkim rozmowy z pracownikami. Wnioski po przedstawionej analizie pozwoliły na spojrzenie na problem wielowątkowo. Wykazano, że kadra zarządzająca niewystarczająco dobrze zarządza procesem. Dodatkowo, system komputerowy nie jest aktualizowany, stąd pojawiają się różnice występujące pomiędzy działami. Ponadto, brak szkoleń oraz komunikacji pomiędzy pracownikami powoduje różnice w interpretacji danych systemowych. Kolejne powstałe wnioski, to brak wyszkolonych pracowników na odcinku montażowym. Stąd, błędy wykrywane u klienta podczas montażu oraz brak zachowania terminowości w dostarczaniu reklamowanych materiałów do klienta. Po przedstawieniu wniosków przeprowadzono szkolenia i ujawniono obszary do poprawy. Bilans, to poprawa w terminowości tj. z ilości 136 reklamacji nastąpiła redukcja do 36 reklamacji w porównywanym okresie czasu (74%).Reasumując, firma dzięki zastosowaniu analizy i wdrożeniu działań naprawczych, może uniknąć kosztów związanych z ponownym zamówieniem materiałów. Pozwala to na obniżenie kosztów o co najmniej połowę. Po wdrożeniu zmian, koszty związane z terminową odpowiedzią na reklamację, poprawnością dokumentacji oraz ponownym montażem mogą zostać zredukowane średnio o 75% i alokowane w dalszy rozwój firmy. Istotnym faktem jest także to, że następuje poprawa wiarygodności firmy. Dodatkowo, wprowadzone działania naprawcze powodują również zdecydowaną poprawę relacji z klientem, a tego niestety nie można zmierzyć z wykorzystaniem narzędzi przykłady zastosowania zarówno lean, jak i six sigmy pokazują znaczące różnice w podejściu do identyfikowania oraz rozwiązywania istotnych problemów występujących w procesach, a także samego mierzenia i six sigma - łączcie się?Zastosowanie obu metodologii ma możliwość powodzenia w przypadku przedsiębiorstwa z wysoką kulturą organizacyjną. Jeżeli organizacja nie jest dojrzała w optymalizacji procesów, to może okazać się, że w wyniku wprowadzenia wielu narzędzi wystąpi zniechęcenie wśród pracowników do ich stosowania. Początkowo, warto stosować proste narzędzia i metody, które załoga może stosować i z ich pomocą otrzymywać satysfakcjonujące rezultaty. Ponadto, zastosowanie metodologii six sigma wymaga nie tylko jej znajomości, ale także umiejętności określenia konkretnego rezultatu, który ma zostać osiągnięty poprzez zastosowanie narzędzi statystycznych [1], a to już wymaga pewnego doświadczenia w sigma może stanowić doskonałe uzupełnienie strategii lean w organizacjach, które zarządzają procesami w sposób systemowy, ponieważ w takim przypadku istnieje możliwość przeanalizowania danych liczbowych. Natomiast, metoda ta nie będzie miała zastosowania w organizacjach, w których procesy nie są stabilne, a ich prawidłowe działanie nie jest monitorowane w oparciu o zbierane dane organizacje określając podejście do rozwiązywania występujących zaburzeń w procesach, wskazują lean, jako filozofię, a six sigmę jako program. W przytoczonych przykładach to właśnie wdrażanie lean ma za zadanie uświadamianie, budowanie pewnej kultury organizacyjnej oraz ciągłe doskonalenie [2]. Natomiast six sigma pozwala na pomiar postępu zmian, a także prezentację zmian zachodzących w procesach z wykorzystaniem narzędzi nie istnieje jeden, właściwy sposób pozwalający na połączenie metodologii lean oraz six sigma i uzyskanie w ten sposób najbardziej efektywnej metody optymalizacji. Co więcej, można korzystać jedynie z jednej z dwóch, wymienionych metod, osiągając przy tym świetne rezultaty optymalizacyjne. Najważniejsze jest jednak, aby wybierając metodę kierować się przede wszystkim jej użytecznością względem optymalizowanych procesów. Dodatkowo, wspominając cytat Leonardo da Vinci „Prostota to najwyższa forma wyrafinowania.”, może nie warto tworzyć skomplikowanych hybryd, a posługiwać się prostymi, ale skutecznymi metodami użytecznymi dla całej załogi…1